Publicado por Posocco & Associados Advogados e Consultores
A desorganização da papelada doméstica tem preço. “Procurar por um documento e não achar gera gastos desnecessários, causa estresse e até situações constrangedoras”, afirma a personal organizer Maria Augusta Arruda, lembrando que esse tema é tão fundamental para nossa vida financeira quanto aprender a poupar e a investir. Aproveite que agora em abril você precisou mexer nisso para preparar o informe do Imposto de Renda e crie novos hábitos. Para isso, ela sugere:
- Faça uma triagem diária nas correspondências.
- Para as contas a pagar, pode usar uma pasta sanfonada com 30/31 divisórias, tamanho aproximado 26 x 15 cm – e etiquetar as divisórias com os dias do mês.
- Para as contas pagas, utilize outra pasta sanfonada grande e etiquete as divisórias por assunto: água, luz, telefone etc. Nada contra usar um arquivo de pastas suspensas! Tudo dependerá do espaço que você tem.
- Atenção nesse descarte! Se você não tem uma trituradora, rasgue em pelo menos três ou quatro faixas na vertical todos os documentos com a sua identificação. Se possível, jogue as partes em lixeiras diferentes.
- Na categorização, vale usar etiquetas coloridas para diferenciar gastos com saúde, com educação, com comunicação, com o carro e outros nomes conforme suas necessidades particulares.
- E tenha em mãos uma tabela de temporalidade dos documentos, disponibilizada em vários sites. Documentos do âmbito doméstico, normalmente, são guardados por cinco anos.
- Já certidões, contratos, escrituras e documentos pessoais serão guardados pela vida toda e devem ser mantidos em local à parte. Para não serem descartados sem querer.
- Dica de site para tirar dúvidas: www.trtsp.jus.br/legislacao/232-ins titucional/gestao-documental/1794 6-prazos-de-guarda-de-documento s-do-ambito-domestico.
PARA O LEÃO NÃO MORDER
Maria Augusta sugere ainda colocar em pasta à parte os documentos que serão usados na próxima declaração de Imposto de Renda. Assim, na mudança de um ano para outro, só precisará passar para um envelope, anotando o ano, o conteúdo e a data de descarte futuro daquilo que puder. “Muitas pessoas pensam que declarar Imposto de Renda é bicho de sete cabeças. Pode não ser para você!”, conta a expert, que esclarece:
- Não entram recibos de academias, natação, cursos de inglês ou de dança etc. Em compensação, guarde documentos comprobatórios de dívidas assumidas.
- Verifique se as informações do emitente em cada comprovante de pagamentos estão nítidas (nome e dados normalmente carimbados). Muitas vezes, a tinta do carimbo borra e torna impossível a leitura. Se precisar, contate-o para corrigir.
- Cuidado especial com os comprovantes médicos: guarde os recibos e a forma como foram pagos (transferência on-line, cartão de crédito ou débito, numeração dos cheques…). Em espécie? Anote a data do saque. Exagero? Não, apenas precaução. A Receita Federal, em inúmeros casos, tem solicitado essas informações aos contribuintes.
- Se cair na malha fina, guarde tudo até resolver a pendência.
“Os documentos do Imposto de Renda devem ser guardados por cinco anos, pois esse é o prazo que a Receita Federal tem para contestar as declarações. Mas não custa guardar durante seis anos, por precaução”, reforça a consultora financeira Leticia Lara Rodrigues, graduada em Relações Internacionais e em Ciências Contábeis, com pós em Finanças.
“Ainda que vivamos em um mundo bastante digital, para fins jurídicos, os arquivos físicos continuam importantes”, complementa Mariana Deperon, advogada e sócia de Leticia numa recém-aberta empresa de treinamento, educação e consultoria (Tree), que presta serviços a empreendimentos femininos de pequeno e médio porte.
Leticia conta o caso de uma pessoa que publicou um livro. No primeiro ano, a venda foi significativa; e a declaração, feita de forma correta. No segundo, como o valor era pequeno, a autora se esqueceu de declarar e também de arquivar o extrato de valores recebidos da editora. Quando caiu na malha fina, teve muito trabalho para solicitar nova via do documento e fazer a retificação. As sócias recomendam ainda:
- Muitas pessoas se esquecem de arquivar recibo de entrega e cópia física e impressa da própria declaração enviada à Receita Federal, que pode ser solicitada em situações do dia a dia, como na hora de um financiamento ou locação.
- Esse recibo pode ser necessário para retificações. E até para recuperar a senha de acesso do e-social a pessoas físicas empregadoras de trabalhadores domésticos.
MAIS DO QUE ARRUMAR
Ingrid Lisboa ministra cursos de organização doméstica e pessoal, incluindo um específico de documentos e home office, e está acostumada a encontrar as situações mais bizarras quando faz consultoria na casa de clientes:
“Os documentos de veículos são os que mais costumam ser guardados em locais não tão seguros. Já encontrei o documento de transferência num local improvável, de um carro que não pertencia mais à dona. Significa que ela teve prejuízo tirando segunda via quando o vendeu”.
A professora também já encontrou cheques que deveriam ser depositados, e não foram. “A pessoa fez um trabalho a alguém, recebeu R$ 300 pré-datados, só que depois esqueceu e nunca compensou”, comenta ela, que é mestre em Comunicação e Semiótica, docente na pós de Consultoria de Imagem e Estilo do Centro Universitário Belas Artes de São Paulo e colunista do site It Mãe.
O grande problema, na visão de Ingrid, é o hábito de guardar os documentos muito misturados, numa caixa ou gavetão, por exemplo. “Arrumar soluciona a parte estética e cria a falsa sensação de que tudo está organizado. Por mais que você sinta segurança de que aquele documento importante está ali dentro, tem dificuldade para achar na hora em que precisa. Tem gente que faz reforma na casa, troca armários; e depois não sabe onde estão os recibos, e eles seriam úteis para atualizar o valor do imóvel”, ensina.
Guardando tudo junto, significa que você dá igual importância à nota fiscal do piso trocado e ao tíquete da padaria. E é capaz de juntar boleto que ainda vai vencer com outros que já pagou. Então, o que é bagunça?
“Não é quando as coisas estão fora do lugar, e sim quando elas não têm um lugar fixo para serem guardadas e facilmente localizadas. E isso é muito comum com documentos, que ficam enfiados em vários lugares ou empilhados num canto”, alerta a professora.
AOS MICROEMPREENDEDORES
É muito comum micros, pequenos e médios empresários misturarem as finanças pessoais e familiares (PF) com as da empresa (PJ) e bagunçarem a documentação.
“Melhor separar as contas, além de não misturar os dinheiros na hora de pagar. De vez em quando, vemos situações de empreendedores que se esquecem de computar alguma despesa ou custo da empresa justamente pela gestão ser misturada com a rotina pessoal”, conta Leticia.
Muitas pessoas, quando começam a empreender, querem tanto iniciar as vendas ou prestação de seu serviço que relevam criar MEI ou pessoa jurídica, contratar contador, advogado, e vão fazendo uma mistura perigosa de despesas. Essa desorganização e a falta de planejamento têm impactos para a pessoa física e para o negócio, podendo inclusive ter consequências na declaração do Imposto de Renda.
Dois exemplos: recentemente, Mariana e Leticia conheceram uma moça que comemorava ter lucro com sua empresa de brigadeiros gourmet. A alegria durou só até a empreendedora perceber que parte dos ingredientes era comprada junto com a lista mensal de supermercado da família. Com isso, essa despesa de matéria-prima para os brigadeiros ficava esquecida na hora de formar os custos do produto. A dupla também atendeu uma escola de pequeno porte com muitos financiamentos em bancos. “Descobrimos que eles não haviam sido obtidos em nome da escola, e sim no de uma das donas, o que facilitava ter problemas de toda a sorte, inclusive financeiros e jurídicos”, relata Mariana.
ARQUIVAMENTO DIGITAL
Para o advogado Fabricio Posocco, a ideia de organizar os documentos em pastas – apesar de antiga – parece ser uma boa solução.
“Todavia, como ocupam muito espaço, e como o prazo de guarda de documentos pode variar entre 2 a 20 anos, pode ser interessante também organizar em pastas digitais no próprio computador ou em um HD externo (na forma de backup)”.
Fazer o arquivamento digital convém mesmo a quem prefere guardar comprovantes de pagamento físico, já que os papéis das máquinas e dos caixas eletrônicos tendem a clarear com o tempo e até a apagar informações. Isso gerou dor de cabeça a um cliente do advogado, que não conseguiu comprovar o pagamento da conta de seu celular pós-pago.
Fabricio menciona ainda o caso de uma dona de casa que efetuava o pagamento mensal da empregada doméstica por meio de recibos, antes das mudanças do e-social. Após a demissão e a informação de que essa ex-colaboradora tinha se mudado para o Nordeste, ela jogou todos os documentos fora, em vez de cumprir o prazo legal de retê-los por dois anos. Só que sofreu processo na Justiça do Trabalho e teve de pagar novamente o valor exigido, por não apresentar os comprovantes.
Outro erro comum, pela experiência de FabricioPosocco, é pagar contas em débito automático ou nos correspondentes bancários (por exemplo, casas lotéricas ou supermercados), esquecendo-se de ter extratos comprovantes. Caso o agente recebedor não repasse o dinheiro ao credor, ou esse segundo não localize o pagamento, pode cobrar novamente a dívida. E como você vai se defender?
Esta reportagem foi escrita por Joyce Moysés, na AT Revista, encarte do jornal A Tribuna.
